Como Usar o Nextcloud Deck para Gerenciar um Projeto de Equipe (Em Português)
O Nextcloud Deck é uma ferramenta de organização de projetos e tarefas em estilo Kanban, muito útil para gerenciar atividades de equipes. Vamos usar o exemplo da equipe formada por Neto, Eduardo e João, que têm a tarefa de encontrar um software e apresentar uma proposta para a líder da equipe, Isabel.
Passo 1: Configurar o Deck no Nextcloud
Acesso ao Nextcloud: Primeiramente, você precisa ter acesso a uma instância do Nextcloud. Se você ainda não tem, pode solicitar ao administrador do sistema ou criar uma conta em um provedor de serviços Nextcloud.
Instalar o Aplicativo Deck: No painel do Nextcloud, clique em "Apps" (Aplicativos) e procure por "Deck". Instale o aplicativo.
Passo 2: Criar um Quadro de Projeto
Criar um Novo Quadro: No aplicativo Deck, clique em "Adicionar novo quadro" e nomeie-o, por exemplo, "Busca de Software".
Adicionar Membros da Equipe: No quadro criado, adicione Neto, Eduardo e João como membros. Assim, todos terão acesso e poderão colaborar no projeto.
Passo 3: Organizar as Tarefas
Listas de Tarefas: Crie listas que representem diferentes etapas do projeto, como "A Fazer", "Em Progresso", "Concluído".
Adicionar Tarefas: Em "A Fazer", adicione tarefas específicas como "Pesquisar softwares de gestão", "Avaliar custo-benefício" e "Elaborar relatório final".
Designar Tarefas: Atribua cada tarefa a um membro da equipe. Por exemplo, "Pesquisar softwares de gestão" pode ser atribuída a Neto, "Avaliar custo-benefício" a Eduardo e "Elaborar relatório final" a João.
Passo 4: Gerenciamento de Tarefas
Atualizar o Status: Conforme os membros da equipe trabalham nas tarefas, eles podem arrastá-las para a lista correspondente, como "Em Progresso" ou "Concluído".
Compartilhar Atualizações e Arquivos: A equipe pode adicionar comentários, compartilhar links e anexar arquivos diretamente nas tarefas para manter todos informados.
Revisar o Progresso: Isabel, como líder da equipe, pode revisar o quadro para acompanhar o progresso e fornecer feedback.
Passo 5: Concluir o Projeto
Finalizar Tarefas: Quando todas as tarefas estiverem em "Concluído", a equipe pode revisar o trabalho e preparar a apresentação final para Isabel.
Apresentar a Proposta: Com o relatório final em mãos, a equipe se reúne com Isabel para apresentar as descobertas e recomendar o software mais adequado.
Com esses passos, a equipe de Neto, Eduardo e João pode eficientemente gerenciar a tarefa de encontrar e sugerir um software para Isabel, usando o Nextcloud Deck como ferramenta de colaboração e organização
Not to do:
Não Definir Prazos Claros: Um erro comum é não adicionar datas de início e término às tarefas. Isso pode levar a confusões sobre quando uma tarefa deve ser iniciada ou concluída, afetando o fluxo de trabalho da equipe. Sempre especifique prazos claros para cada tarefa.
Uso Ineficiente de Etiquetas e Filtros: Não utilizar etiquetas ou filtros pode tornar mais difícil para os membros da equipe encontrar tarefas relevantes, especialmente em quadros com muitas atividades. Utilize etiquetas coloridas para categorizar tarefas por tipo, prioridade ou status, e aplique filtros para visualizar apenas as tarefas relevantes em determinados contextos. Isso ajuda a manter o quadro organizado e facilita a visualização rápida do estado das atividades.
Falta de Comunicação e Atualização: Não atualizar o status das tarefas ou falhar na comunicação sobre o progresso pode levar a desentendimentos e atrasos. Encoraje a equipe a atualizar regularmente o status das tarefas e a comunicar quaisquer problemas ou mudanças.
Desorganização nas Listas e Tarefas: Ter muitas listas ou tarefas desorganizadas pode tornar o quadro confuso e ineficaz. Mantenha as listas e tarefas organizadas, focadas e limitadas ao essencial para garantir a clareza e eficiência.
Ignorar a Revisão e o Feedback: Não revisar as tarefas concluídas ou ignorar a oportunidade de feedback pode resultar na repetição de erros. Reserve um tempo para revisões periódicas e discussões de feedback para melhorar continuamente o processo e o trabalho da equipe.
Evitar esses erros ajudará a equipe a usar o Nextcloud Deck de forma mais eficaz, garantindo uma melhor organização e colaboração no projeto.